Rollen en rechten: teamtoegang beheren

In Upsellic bepaal je precies wie wat mag doen binnen je organisatie. Elk teamlid krijgt één rol, en jij kiest op welke websites die rol geldt. In deze handleiding lees je hoe je rollen aanmaakt, rechten instelt en ze aan gebruikers toewijst.

Hoe rollen en rechten werken

Toegang in Upsellic rust op drie begrippen:

Een recht is een losse toekenning in de vorm module:actie. De acties zijn:

• Lezen: gegevens in een module bekijken
• Schrijven: aanmaken en bewerken
• Verwijderen: gegevens weghalen

Een rol is een benoemde set rechten (bijvoorbeeld "Contentredacteur") die je aan leden toewijst, in plaats van per persoon losse rechten aan en uit te zetten.

Het bereik bepaalt waar een rol geldt. Rechten zijn er in twee soorten:

• websiterechten (gemarkeerd met Site): gelden voor een specifieke website: producten, content, chats, feeds, widgets, thema's, integraties, triggers, e-mailinbox en rapporten
• organisatierechten (gemarkeerd met Org): gelden voor de hele organisatie: websites, team, rollen, facturatie en organisatiegegevens

Standaardrollen

Elke organisatie begint met twee standaardrollen:

Beheerder heeft volledige toegang tot de organisatie en alle websites, inclusief functies die later worden toegevoegd. Deze rol is vergrendeld: je kunt hem niet bewerken of verwijderen, zodat niemand de organisatie per ongeluk van het beheer afsnijdt.

Lid is de standaardrol waarmee nieuwe mensen beginnen. Deze rol geeft toegang tot de toegewezen websites: lezen en schrijven voor producten, content, chats, e-mailinbox en triggers, plus leesrecht op rapporten, widgets, thema's en feeds.

Op elke rolkaart zie je hoeveel rechten de rol bevat en aan hoeveel leden hij is toegewezen. Rollen die als standaard zijn gemarkeerd, zijn beveiligd tegen verwijderen.

Een eigen rol aanmaken

Standaardrollen passen zelden perfect. Meestal bouw je je eigen rol, zoals een contentredacteur of een chat-supportmedewerker.

Selecteer in het zijmenu Rollen en klik rechtsboven op Rol aanmaken.

Geef de rol een duidelijke naam (zoals "Contentredacteur") en een korte omschrijving, zodat de rest van het team weet waar de rol voor dient.

Schakel per module de acties in die je nodig hebt: Lezen, Schrijven, Verwijderen. Lezen is een voorwaarde voor Schrijven en Verwijderen: zet je Schrijven aan, dan gaat Lezen automatisch mee.

Klik op Opslaan. De rol verschijnt in de lijst en is meteen beschikbaar om aan teamleden toe te wijzen.

Een rol toewijzen en websites kiezen

Dit is het belangrijkste deel: elk lid heeft één rol en een websitebereik waarop die rol geldt.

Selecteer Team in het menu. Je ziet elk lid met zijn rol en toegewezen websites.

Klik naast een lid op het schildicoon om het venster Rollen beheren te openen.

Kies één rol voor dit lid. De omschrijving onder het keuzemenu herinnert je eraan wat de rol omvat.

Vink de websites aan die dit lid moet bedienen. Laat je de selectie leeg, dan krijgt het lid toegang tot alle websites in de organisatie. De rol Beheerder geldt altijd voor de hele organisatie, dus daarbij wordt de websitekeuze niet getoond.

Klik op Opslaan. De wijziging gaat meteen in: zodra het lid de volgende keer inlogt, toont het dashboard precies waartoe diegene toegang heeft.

Een nieuw lid uitnodigen

Je nodigt nieuwe mensen uit met een rol en websitebereik die al klaarstaan.

Klik in het onderdeel Team op Lid uitnodigen. Vul het e-mailadres in, kies een rol en vink de websites aan die de uitnodiging moet omvatten.

Naar het ingevulde adres gaat een e-mail met een deelnamelink. Zodra de persoon de uitnodiging accepteert, heeft het nieuwe lid meteen de juiste rol en het juiste websitebereik: je hoeft niets een tweede keer in te stellen.

Praktische voorbeelden

Een paar veelvoorkomende rolopzetten om mee te beginnen:

Chat-supportmedewerker: Lezen en Schrijven voor chats en e-mailinbox, leesrecht op producten en content. Geen toegang tot instellingen, integraties of facturatie. Toegewezen aan de websites die hij bedient.

Contentredacteur: Lezen en Schrijven voor producten en content, leesrecht op rapporten. Ideaal voor iemand die omschrijvingen en artikelen invult, maar de winkel niet inricht.

Analist: alleen lezen op rapporten, chats en producten. Ziet de cijfers, verandert niets.

Winkelbeheerder: een brede set websiterechten (producten, content, chats, feeds, widgets, thema's, integraties), maar beperkt tot één specifieke website.